Номенклатура дел –это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
В соответствии с инструкцией по делопроизводству организации в программе “Кадровый учет” возможна настройка номенклатура дел. Для каждого дела (тома) можно указать индекс, срок
хранения, перечень номеров статей, отметки, комментарии. Программа позволяет сформировать и вывести различные бланки, необходимые для поддержки документооборота кадрового работника
- обложку дела,
- внутреннюю опись дела.

Номенклатуру дел можно сформировать,используя пункт главного Меню программы \ Отчеты. Откроется следующая форма для настройки номенклатуры дел.



В левой части отображаются заголовки дел, в правой части отображаются все виды документов, которые есть в программе “Кадровый учет”. Для автоматического формирования внутренней описи дела, необходимо проставить  напротив нужного заголовка документа, который будет входить в тот или иной заголовок дела, например:



Для отображения заголовков дел в левой части формы, необходимо заполнить справочник “Номенклатура дел”. Справочник можно открыть с помощью главного меню “Справочники” \ Прочие справочники \ Справочник номенклатуры дел. Далее привычным способом нужно занести элементы справочника с помощью кнопки плюс. Существующие элементы справочника можно отредактировать.


Данный справочник имеет 4 колонки:
- Наименование заголовка дела на русском языке,
- Наименование заголовка дела на казахском языке,
- Индекс - индекс дела. Он состоит из установленного в организации цифрового  и (или) буквенно-цифровое обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-11, где 02 — наименование структурного подразделения (Отдел
кадров), а 11 — порядковый номер заголовка дела («Положение об отделе кадров и должностные инструкции сотрудников»).
- Срок хранения – в данной графе указывается срок хранения дела, номера статей по перечню. Одним из основных справочников для определения сроков хранения рекомендуют использовать Приказ и.о. Министра культуры и информации Республики Казахстан от 25 сентября 2009 года № 128. Зарегистрирован в Министерстве юстиции Республики Казахстан 28 октября 2009 года № 5834 “Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, Перечня типовых документов,
образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения”. Также источниками для определения сроков хранения являются типовые и примерные номенклатуры.
Сроки хранения электронных документов соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. В одно дело не могут объединяться
документы, имеющие временный и постоянный сроки хранения. Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом  окончания их делопроизводством. Например,исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством 2015 года, начинается  с 1 января 2016 года. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и другие), составляется внутренняя опись документов дела (Приложение 30 типовых правил).
Печатная форма внутренней описи номенклатуры дела формируется с помощью кнопки  на панели открытой формы



В открывшемся окне:



- заполните период . Двойным кликом мыши заполняется текущая дата.
- отметьте вид формы
- с помощью кнопки "Справочник" можно выбрать вид номенклатуры дел.
 Опись, как и любой другой документ в программе “Кадровый учет” можно вывести в любом формате


Сформирована внутренняя опись вформате Word (RTF).