Основные элементы управления

 

   - добавить новую запись в таблицу,

   - удалить запись в таблице (для инвентарной книги кнопка удаление – очищает только поля   таблицы)

  - движение по строкам таблицы (в начало таблицы, на одну строку вверх, на одну

                                  строку вниз, в конец таблицы)

   - просмотр, печать реестра;

 - копировать текущую строку в буфер обмена ;

 - добавить, вставить строку из буфера обмена ;

 - обработка данных строки:

  - скользящий поиск строки;

 

  - контекстный поиск строки (кнопка);

 - редактирование строк справочника;

 

 - формирование, просмотр и печать каталожной карточки.

 - просмотр внесенных изменений по строке.

 

  - пересчет итого реестра;

 - открыть список, реестр.

  - сортировать таблицу по следующей колонке (прим. по инв. номеру)

  - экспортировать таблицу в формат EXCEL

  - экспортировать табоицу в формат WORD

 

1.Справочники

 

В программе “Библиотечное дело” справочники служат для хранения условно-постоянной информации, поддержки внутрифирменных или общих классификаторов. Также справочники используются для формирования списков возможных значений, то есть для организации аналитического учета.

Использование справочников позволяет исключить неоднозначность при заполнении тех или иных реквизитов документов или других справочников. Например если в инвентарной книге требуется вводить наименование литературы, выбор элемента из справочника названий книг позволит избежать ошибочного ввода наименования разными конечными пользователями.

Справочники можно редактировать в процессе работы – могут вводится новые записи, редактироваться или удалятся существующие.

 

Вызов и просмотр справочника

Форму справочника можно вызвать на экран через главное меню программы  или, нажав кнопку выбора значения в другой форме.

В программе доступны следующие справочники:

·        - видов изданий,

·        - ББК,

·        - авторов,

·        - названий книг,

·        - языков,

·        - поставщиков (называется Источник поступления),

·        - причин выбытия,

·        - названий журналов и газет,

·        - издательств.

Внешний вид формы справочника полностью определяется в процессе настройки программы. Однако существует несколько общих элементов, которые имеет каждая форма справочника.

Прежде всего, в заголовке окна справочника выдается название справочника. Название справочника задается в процессе настройки программы и может быть изменено только разработчиком программы.

Окно справочника, в общем случае, представляет собой таблицу. Таблица содержит минимум две графы – код и наименование элемента справочника. Если справочник содержит много элементов (строк) и имеет много граф, то в таблице справочника выводится только определенная его часть, а внизу и справа появляются линейки прокрутки.

Окно справочника содержит панель инструментов для быстрого доступа к наиболее часто используемым командам работы со справочником.

Одна ячейка в таблице справочника всегда выделена инверсным цветом (темно-синим) и называется “активной” или “текущей”. Так же  мы будем называть строку и столбец, на пересечении которых расположена активная ячейка. Для самого выделения мы будем использовать также название “курсор”.

При открытии справочника активной ячейкой выделяется значение строки с нулевым кодом. С помощью мыши или клавиш ¬, ­, ®, ¯ вы можете перемещаться по значениям справочника.

Внимание !!! Нулевая строка в справочнике не удаляется и не редактируется .

Ввод в справочник нового элемента

Для ввода нового элемента в справочник нажмите кнопку  на панели инструментов окна справочника. Вы заметите, что активной стала кнопка  (Добавить строку). Нажмите кнопку  .

При работе в строке элемента справочника используются общие приемы работы со строкой.

В диалоге, как правило, заполняются реквизиты “Код”,“Наименование”, а также поля ввода, соответствующие реквизитам справочника. Если это обусловлено программой, строка ввода элемента справочника может проверять корректность и полноту введенных данных. В случае неправильного ввода могут появляться соответствующие сообщения.

Если необходимо запомнить значение справочника по умолчанию, необходимо кликнуть  мышкой на соответствующем чеките  . Выбранное значение, по умолчанию, будет использовать при добавлении новых строк в таблицы и реестры базы данных.

Для того чтобы сбросить (убрать) значение по умолчанию, выберите нулевую  строку (самую верхнюю) справочника и кликните  мышкой на соответствующем чеките .

 

   

    Редактирование элемента справочника

Для редактирования элемента необходимо установить курсор в ячейку справочника, значение которого нужно отредактировать, и нажать кнопку . Ячейка переключится в режим редактирования. При редактировании реквизита можно перемещаться в другие графы строки, используя клавиши клавиатуры или кнопки   - движение по строкам таблицы (в начало таблицы, на одну строку вверх, на одну строку вниз, в конец таблицы) на панели инструментов окна справочника.

 

Орфографический контроль

Пользователю доступна такая функция в программе, как орфографический контроль внесенных данных, пополнения словаря и т.п.

Находясь в режиме редактирования справочника, встав на нужной строке нажмите правую кнопку мыши и выберите орфографический контроль.

 

 

 

 

 

Далее появится сообщение . Произведите нужные вам операции (например добавить в словарь).

 

      Удаление элемента справочника

Система поддерживает ссылочную целостность информационной базы: в этом режиме не проводится непосредственное удаление таких объектов системы, как элементы справочника и документы.

Для удаления элемента справочника поместите курсор на строку с удаляемым элементом и нажмите кнопку . Вы заметите, что активной стала кнопка    - удалить запись в таблице (для инвентарной книги кнопка удаление – очищает только поля   таблицы). Нажмите мышкой кнопку    на панели инструментов окна справочника или нажмите клавишу Del. После появится запрос об удалении элемента справочника. Подтвердив запрос кнопкой “Да” вы удалите строку.

 

     Копирование элемента справочника

Новый элемент может быть введен в справочник путем копирования уже существующего элемента. Для этого поместите курсор на строку с элементом, который будет использоваться в качестве образца, и выполните следующие действия:

- нажмите кнопку  на панели инструментов окна справочника,

- выберите кнопку  на панели инструментов окна справочника (копировать текущую строку в буфер обмена) ;

            - нажмите кнопку   на панели инструментов окна справочника (добавить, вставить строку из буфера обмена). Код нового элемента присвается автоматически. Корректировка реквизитов производится по общим правилам, изложенным в предыдущих параграфах.

 

 

Печать справочника

Печать элементов справочника возможна путем экспорта данных в Excel.

Для этого выполните следующие действия:

- нажмите кнопку  на панели инструментов окна справочника,

- в поле <выбор файла> имя файла формируется автоматически. Если вы хотите задать наименование иначе, обратите внимание – имя не должно содержать пробелов. При не соблюдении этого требования будет выдаваться сообщение “Ошибка в базе данных”.

- в поле “Папка”, путь задается автоматически (Локальный диск С:ВK). При изменении этих параметров будет выдаваться сообщение “Ошибка в базе данных”.

- нажмите кнопку <Сохранить>.

 

 

 

Работа с историей значения реквизита

История значений справочника просматривается с помощью нажатия кнопки  на панели инструментов окна справочника. Допустим вы встали на строку справочника как показано на нижнем рисунке и нажали кнопку .

 

 

 

 

После чего открывается следующее окно для просмотра об изменениях значений.

           

То есть  первоначальное значение поля справочника (Название рус.яз) было “История Отечества, учебник 11 кл.” оно было изменено на значение “История Отечества, учебник 10 кл.” 25.11.2007 г.  23.05 часов.

 

Поиск в справочнике

Для поиска нужной информации в справочнике существует несколько способов, которые будут описаны ниже.

 

Скользящий поиск

Для выполнения скользящего поиска необходимо мышью поместить курсор в соответствующее поле для поиска   и просто набирать на клавиатуре искомое значение.

В случае обнаружения первого введенного символа курсор устанавливается в ту ячейку справочника, первые символы значения которой совпадают с введенными. Последний введенный символ можно удалить из строки поиска, нажав клавишу Backspace.

 

Контекстный поиск

Наиболее широкими возможностями обладает контекстный поиск. Он позволяет осуществлять поиск по любым значениям и в любом направлении. Для выполнения поиска необходимо мышью поместить курсор в соответствующее поле для поиска  и  набрать на клавиатуре любую часть искомого значения, например .  После нажать кнопку . Появится список всех значений в которых в какой-либо части встречаются набранные вами слова

 

Дважды кликните мышкой на нужной вам строке и вы перейдете на эту строку в справочнике.

 

Иерархический список справочников ББК, УДК.

 

В процессе работы с данными справочниками, список индексов ББК, УДК выходит сплошным списком.

 

 

В данном режиме возможно осуществлять скользящий и контекстный поиск.

Иерархический список справочника просматривается с помощью нажатия кнопки  на панели инструментов окна справочника.

 

 

При данном режиме скользящий и контекстный поиск не осуществляется. Но так же остается доступным – выбор элементов из справочника.