2.1.5 Автоматизированное формирование приказов.

Программой предусмотрен процесс автоматизации формирования приказов кадрового учета.

Приказом оформляется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Компании, структурных подразделений и должностных лиц.

Приказы по личному составу оформляются в соответствии с типовыми правилами документирования и визируют такие процедуры как:

- прием на работу;

- перевод на другую работу;

- прекращение трудового договора;

- предоставление ежегодного трудового оплачиваемого отпуска;

- предоставление социального отпуска.

Приказы по кадрам оформляются в соответствии с типовыми правилами документирования. Визируют такие процедуры как:

- совмещение должностей;

- замещение временно отсутствующего работника без освобождения от основных обязанностей;

- командирование для выполнения трудовых обязанностей в другой местности;

- утверждение графика отпусков;

- внесение изменений (дополнений) в график отпусков;

- проведение аттестации персонала;

- обучение персонала;

- поощрение;

- наложение взысканий;

- досрочное снятие взысканий;

- изменение персональных данных работника;

- о привлечении к работе в выходные (праздничные) дни

- установление или снятие персональных надбавок;

- изменение режима работы.

Приказы по основной деятельности оформляются в соответствии с типовыми правилами документирования.

Все приказы регистрируются в одном журнале, например:

- раздел «ОД» - приказы по основной деятельности Компании;

- раздел «ЛС» - приказы по личному составу;

- раздел «ОК» - приказы по кадрам.

Программа “Кадровый Учёт” имеет множество настроенных выходных форм приказов. Так же пользователю доступно редактирование и создание новых форм. Их создание упрощенно до минимума.

Документ «Шаблоны приказов» можно открыть, используя пункт главного меню программы Ввод данных ®Шаблоны приказов.

Откроется форма для настройки приказов.

С помощью кнопки создается новый приказ.

С помощью кнопки можно отредактировать название шаблона приказа.

С помощью кнопки шаблон удаляется из программы.

В правой части формы поля для заполнения шалона. Опишем принципы работы с данной фомой.

Взависимости от выбранного типа приказа в левой части формы отображается его наименование.

В зависимости от назначения приказа можно указать букву, которая будет проставлятся в табеле учёта рабочего времени.

ВНИМАНИЕ!!! В НИЖЕПЕРЕЧИСЛЕННЫХ ПРИКАЗАХ ПРОГРАММНО УСТАНОВЛЕНЫ БУКВЫ ДЛЯ ТАБЕЛЯ И РЕДАКТИРОВАНИЮ НЕ ПОДЛЕЖАТ!:

Тип приказа	“Буква в табеле”	Описание
О приеме на работу Отзыв из отпуска с выплатой компенсации за неиспользуемые дни отпуска, Отзыв из отпуска с предоставлением отдыха в другое время	“8”	В данных приказах “8” является признаком для автоматического проставления в табеле рабочего времени, согласно календарю рабочего времени сотрудника - с момента приема на работу, - с даты отзыва из отпуска.
Трудовой отпуск, О продлении трудового отпуска,	“О”	обозначает, что автоматически в табеле будет проставлятся буква “О”. В дальнейшем этот признак учитывается в алгоритмах расчета положенных дней отпуска, трудового стажа для отпуска и т.п.
Перевод на другую должность	“7”	является признаком и обозначает, что автоматически в табеле будет проставлятся рабочее время, согласно календарю рабочего времени сотрудника с даты перевода (в случаи изменения графика работы, ставки).
Работа в выходные и праздничные дни,	“В”	является признаком и обозначает, что автоматически в табеле будет проставлятся рабочее время в дни приходящиеся на выходные (праздничные).
Увольнение	“У”	обозначает, что автоматически в табеле будет прекращено табелирование сотрудника.

Проставлять префикс в шаблонах приказов необходимо, если в Компании ведется несколько разделов учёта приказов. В дальнейшем программа будет автоматизировать нумерацию приказов по каждому разделу отдельно.

С помощью кнопки необходимо выбрать текстовый файл приказа шаблона (Word) традиционным способом, указав путь, например C:\kadry\SHAВLON

предусмотрено 4 варианта настройки для каждого вида приказа:

- индивидуальный приказ на казахском языке,

- индивидуальный приказ на русском языке,

- списочный приказ на казахском языке,

- списочный приказ на русском языке.

ВНИМАНИЕ!!!

ФОРМАТ ФАЙЛА WORD ДОЛЖЕН ИМЕТЬ

РАЗРЕШЕНИЕ RTF !

Для этого нужно файл просто сохранить

способом “Сохранить как…”

и выбрать тип файла “Текст в формате RTF”

С помощью кнопки можно быстро открыть шаблон приказа для редактирования.

Пользователю программой предлагается удобный вариант настройки полей приказа, необходимых для детального отражения информации.

Так же настроить можно использование алгоритмов расчета для некоторых видов приказов.

Данные поля заполняются следующим образом, кликом мыши на соответствующем чеките.

· Поле ввода отмечается в различных приказах на отпуск, увольнение, отзыв из отпуска и т.п.

· Данное поле отмечается для приказов об отпусках, увольнении, отзывах из отпусках. При формировании этих приказов будет произведен автоматический расчет дней отпуска, ожидаемого трудового отпуска за различные периоды работы и т.п. расчеты.

· автоматически проконтролирует заполнения приказа на отпуск, укажет правильное кол-во дней отпуска пропорционально отработанному времени сотрудника.

· позволит указанный период в приказе о прогуле или в приказе учебный отпуск не учитывать при расчете трудового стажа для отпуска. Т.е. это поле помечается для тех типов приказов, предусмотривающих необходимость учета времени, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялись место работы (должность) и заработная плата полностью или частично (Статья 104. п. 2 ТК РК Исчисление трудового стажа, дающего право на оплачиваемый ежегодный трудовой отпуск);

· позволит автоматизировать расчет исчисления продолжительности трудового отпуска, не учитывая праздничные дни, согласно статьи 103. п.1 ТК РК Исчисление продолжительности оплачиваемого ежегодного трудового отпуска

Продолжительность оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков исчисляется в календарных днях без учета праздничных дней, приходящихся на дни трудового отпуска, независимо от применяемых режимов и графиков работы.

Данный алгоритм отмечается для шаблона приказа “Отзыв из отпуска с предоставлением дней отдыха в другое время”. Он позволит автоматизировать расчет ожидаемого трудового отпуска с учетом дней отзыва по приказу.

Данный алгоритм отмечается для шаблона приказа “Отзыв из отпуска с выплатой компенсации за неиспользованные дни”. Он позволит автоматизировать расчет ожидаемого трудового отпуска с учетом дней отзыва по приказу и отражением в виде выплаты компенсации. Таким образом, они не будут отражатся в ожидаемом трудовом отпуске.

С помощью кнопки настройки будут сохранены. Для выхода из формы использовать кнопку . Приведем примеры настройки форм приказов и результат отражения отмеченных полей непосредственно в форме заполнения приказов на Сотрудника.

Приказ “О командировании сотрудника”
Неявка с разрешения администрации
Приказ “О приеме на работу”
Приказ “отзыв из отпуска с выплатой компенсации за неиспользованные дни отпуска”
Приказ “Об увольнении Сотрудника”