2.2.5 Автоматизированное формирование входящей корреспонденции

в ответ на исходящее письмо от нашей организации.

Программой предусмотрен процесс автоматизации формирования входящей корреспонденции в ответ на наше исходящее письмо. Необходимо в общем реестре исходящей корреспонденции найти нужное письмо, т.е. то на которое мы формируем входящее письмо и встать мышкой на данную строку и нажать кнопку основание для ответа на письмо

Откроется форма для создания входящего письма.

С помощью кнопки создается новое исходящее письмо, которое имеет следующую форму для заполнения. На одно входящее письмо, возможно сформировать неограниченное количество исходящих ответов.

Исходящему письму будет присвоен очередной исходящий регистрационный номер и дата.

В данную форму автоматически будут заполнены поля из входящего письма:

- указан на какой входящий номер, дата сформировано исходящее письмо,

- указан № исходящего письма, дата корреспондента,

- указан получатель документа.

Далее заполните остальные поля по-необходимости. Работа с данной формой полностью аналогична работе с формой “Входящая корреспонденция” (рассмотренная в пунктах 2.1-2.4).

К исходящему письмо так же можно присоединить существующие файлы с компьютера или отсканировать документы.

При выходе из формы с помощью кнопки данное исходящее письмо будет занесено в реестр оснований для ответа на письмо. Так же это письмо автоматически находится в общем реестре исходящей корреспонденции.

Информация отобразится и в самом исходящем письме на закладке “Основание”, т.е. оперативно можно увидеть связь, что на данное исходящее письмо было сформировано входящее письмо.